節税してキャッシュを残す!フリーランスの経費計算について

起業

これから起業して会社を設立する、またはフリーランスとして活動していくことを考えたとき、絶対に欠かせないけど意外とみんな学んでいないのが、会計に関する知識です。

具体的には、「確定申告」のためのスキルですね。

会計についての知識を学んでもビジネスの売り上げを伸ばすことにはつながりませんが、税金を減らして手元に残るキャッシュ(現金)を増やす効果が手に入ります。

いわゆる「節税」です。

今回は会計の初心者でもわかりやすく、そして節税効果を最大限に高めるための情報をお伝えしていきます。

そもそも「経費」とは?フリーランスが知っておきたい基礎知識

数字に弱くて会計のことってよくわからなくて…」という方は多いと思います。

確かに、お金の計算ってなんとなく難しそうで、計算を間違ったら自宅に税務署の人が来る…なんてイメージがあるかもしれませんが、実際のところはもっとシンプルです。

私たちフリーランスがやるべきなのは、日々のお金に関する取引を記録して、年度末に税務署で「確定申告」するだけ。

もちろん会計の専門家である税理士さんに経理を全部お願いするという手もありますが、税理士費用も決して安くはありません。

会計の知識を身につけることでビジネスを有利に進めることもできるので、一通りの知識は知っておくことをおすすめしています。

「売り上げ」と「利益」はまったくの別物!

たとえ会計が苦手な方であっても、「売り上げ」と「利益」が別物であることはなんとなく理解できますよね?

売り上げというのは、いわゆる「月商1000万円」「年商1億円」といった数字のこと。

利益は「月収500万円」「年収8000万円」のように使われます。

月商・年商=売り上げ、月収・年収=利益と考えておけばわかりやすいですね。

たとえば売り上げが100万円で利益が80万円だというとき、差額の20万円はどこにいったか予想がつくでしょうか?

この20万円は、広告費や通信費、電気代などの「経費」になります。

つまり、売り上げから経費を差し引くと、利益が計算できるというわけです。

ちなみに私たちが支払うことになる所得税や住民税は、売り上げではなく利益(所得)をもとに計算されます。

仮に税率が20%だったとして、先ほどの例なら売り上げの100万円に税金がかかるのではなく、利益の80万円に税金がかかるということ。

つまり税金は20万円(100×20%)ではなく、16万円(80×20%)になるんですね。

経費を使って利益を減らせば、節税になる

頭の回転がはやい方ならここでピンとくるかもしれませんね。

「あれ?ということは、経費をたくさん使って利益を減らせば、税金を少なくできるんじゃないの?」と。

この考え方が、まさに「節税」です。

たとえ売り上げが大きかったとしても、経費がたくさんかかって利益が少ないなら、支払う税金が少なくてすみます。

税金を減らせるということは手元に残るキャッシュを増やせるということなので、自己投資に使ったり新たなビジネスの開拓に回すことも可能。

しっかりと会計の知識をつけて「経費」の使い方を理解しているフリーランスは、上手に節税をしています。

税金という売り上げにつながらないお金をできるだけ圧縮することで、ビジネスをどんどん大きくしていけるということですね。

ただし、違法な手段を使った「脱税」は、大きなペナルティを受けるリスクがあるので絶対にやらないようにご注意ください。

クラウド会計ソフトを使えば難しくない

ここまでの内容は会計についての基本的な知識となりますが、実は今の時代で手作業で売り上げや経費を計算する必要はありません。

なぜなら、ネット上で使える「クラウド会計ソフト」が充実してきているからです。

「freee」「マネーフォワード」「弥生会計」といった名前なら、もしかしたら聞いたことがあるかもしれません。

利用に料金はかかってしまいますが、税理士に依頼するよりもずっと安価ですみます。

クレジットカードや銀行口座と連携して、自動で売り上げや経費を取り込んでくれる機能もあるので、フリーランスにとっては心強い味方になるでしょう。

具体的にどんなものが経費として認められるのか?

「経費をできるだけ多く使って利益を少なくすれば、税金を減らすことができる」

この事実は理解できました。では、具体的にどうやって経費かどうかを判断して行ったらいいのでしょうか?

会計に弱いフリーランスには、「領収書があれば全部経費として認められる!」と勘違いしている人もいます。

でも、たとえば自分の趣味のために買ったゲームソフトを買って領収書をもらったとしても、経費として計上することはできません。

ただし、普段からゲームに関するビジネスをやっているなら、経費として計上することが可能になります。

その違いはどこにあるのでしょうか?

「売り上げアップに貢献したもの」がルール

会計で経費にしてOKなものとしては、「売り上げアップに貢献したもの」というルールがあります。

たとえば、仕事用に使っているパソコンやスマホなどは、それがなければ絶対に売り上げが成り立ちませんので、当然経費として計算して問題ありません。

一方で、プライベートでの食費のような売り上げには貢献していない出費は、経費として計算できないんですね。

このルールを適用すれば、たとえば事務所兼自宅として使っているマンションの家賃とか、電気代、ネット通信費なども経費として計算できることになります。

事務所や電気、通信環境がなければ、ビジネスを続けていくことは難しいからですね。

ビジネスとプライベートを分けて考える「家事按分」

ただ、事務所兼自宅のマンションの家賃全部を経費として計算するのはNGとなっています。

なぜなら、プライベート使っている部分もあるからです。

仮に家賃が10万円で、マンションの部屋のうち3割の広さを仕事用スペースとして使っているなら、家賃も同じく3割の「3万円」が、経費として認められる部分になります。

こうした考え方を「家事按分」と呼びます。

電気代とかネット通信費なども同様で、大まかな目安でいいので仕事用とプライベート用を分けて計算する必要があるんですね。

経費の使いすぎには要注意!

ここまでのルールをもとに経費を計算すれば、利益を減らして税金を圧縮することが可能になります。

こうなると経費になるものをどんどん買って利益を圧縮したいところですが、経費の使いすぎには注意が必要です。

なぜなら、経費を使いすぎて利益をゼロやマイナスにしてしまうと、銀行からお金を借りたり、マンションを借りたりするときに不利になってしまうからです。

利益がゼロということは、その人には稼ぐ力がないということですから、社会的な信用を失ってしまうんですね。

また、税務調査(税務署の人が、計算が間違っていないかチェックすること)に入られるリスクも高まるため、常識的な範囲で経費を計算することをおすすめします。

これって経費になるの?フリーランス向けFAQ

初心者のフリーランスが悩みがちな経費についてのFAQも以下にまとめたので、参考にしてみてくださいね。

Q.仕事で使うスーツの購入費は?

もしそのスーツをプライベートでも着用する可能性があるなら、経費としてはNGとなります。

仕事でしか使用しないスーツなのであれば、経費にすることは可能です。

Q.パソコンやスマホの代金は?

もちろん経費として計算して大丈夫です。

ただ、プライベートでも使うパソコン・スマホなのであれば、割合に応じて家事按分が必要になります。

プライベート用のパソコン・スマホと、ビジネス用のパソコン・スマホを分けて使うようにすると、計算が簡単になりますよ。

Q.引っ越し費用やマンションの初期費用は?

事務所兼自宅として使うマンションなら、家賃以外も引っ越し費用・初期費用は経費にすることができます。

ただし、家事按分をしっかり行うことと、初期費用のうち「敷金」だけは経費にできない点に注意が必要です。

おわりに

今回はあまり重視されなけど大切な、フリーランスと会計の話について紹介してきました。

起業後に会計について勉強しようと思ってもなかなか時間が取れないことが多いので、起業する前のこのタイミングで一通りの知識を習得しておくことがおすすめですよ。

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